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详解结构化离职面谈 (管理者与HR必备)

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发表于 2014-10-15 18:22:06 来自手机 | 显示全部楼层 |阅读模式
对于许多HR在离职面谈中遇到的问题是:离职员工不愿意说离职原因。一般的离职面谈,HR都会列出以下两个问题,一是你为什么要离职;二是下一步准备做什么。面对这两个问题,除非HR和离职员工有较好的私人关系,或者离职员工是那种对谁都不藏话的直筒子,否则HR很难从离职面谈中问出个所以然来,也就不能找到改善企业管理的突破口。5 G6 C  b2 u& F9 F9 C+ {# M

! x) q0 ?+ ^' R2 u  u其实离职面谈更像一场高水平的面试,有经验的HR完全可以通过有效的离职面谈了解很多企业管理、人力资源管理甚至各层级经理人员的长处和不足,并通过发挥长处,改进不足来进一步提高企业管理水平,增强企业凝聚力,提高企业对内部和外部人才的吸引力,甚至可以通过离职面谈让决心离职的人留下来。那么,什么是好的离职面谈呢?一般的结构化离职面谈包括4个步骤:
4 g" v- }+ y  t+ I" e下面我会对每个步骤进行简单的介绍:
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5 D5 n5 S  [# L6 u" q% g. K【一、面谈准备】
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; R2 \: r# L, b: z8 b: w- Z当如果申请离职员工的上级已经知道员工离职情况,HR要迅速和离职员工上级沟通了解情况,并及时将情况向自己的上级进行汇报,形成尽力挽留、准予离职和不予离职(这种情况比较少)的共识,同时明确挽留时能够列出的条件。如果离职员工不愿意让其上级知道,只是有离职意向,并和HR做初步沟通,建议HR处理时暂时保密为好,因为此种情形下HR能够挽留的可能性比较大。3 U5 H: I$ d  I
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无论是何种情况,做离职面谈的HR都要清楚知道离职员工在单位的入职时间、职位变化、主要工作表现(查阅员工资料),否则如何去和一个自己并不了解的员工进行倾心交谈?从另一方面讲这样做的目的也是对离职员工最基本的尊重,俗话说知己知彼才能百战百胜。
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【二、面谈铺垫】  q8 W4 p& h7 p( C  }: v

: |$ `( Y3 v/ J0 w" p0 F经过离职准备阶段,HR已经做好了离职面谈的开始工作。选择安静不被打扰的房间是基本的要求,因为谁也不希望把离职的事情搞得满城风雨。以聊家常的方式,开始慢慢回顾离职员工的工作历程,期间的重要表现和取得的成绩,逐渐将面谈主题切入离职原因。如果离职员工因某种原因情绪比较激动,HR应该先安静地聆听,给予一定的耐心,直到离职员工情绪平静下来。总之,心平气和地交谈才能真正找出彼此需要的东西,还原事情本来的面目。
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# t+ b; ^2 v6 `3 d% L2 u3 e【三、结构面谈】  P+ E' J" _, j) o- e( a  i
此阶段是整个离职面谈最重要的的部分,相关结构化的问题最能挖掘出员工离职的真正原因,并能发现员工管理工作中最容易被忽略的死角。一些典型性问题有7个:
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3 {4 F/ d+ \: D0 s% d你认为我们公司做的最好的三个方面是什么?为什么?" E2 K% o" S% `! d0 F$ L3 }% B. L
你认为我们公司做的最不好的三个方面是什么?为什么?
% x. }' b0 K) h' Q6 I# f8 B; m; r7 f. _你认为哪三个方面自己对公司贡献最大?举出有说服力的具体事例。
2 I( L1 |6 r  `3 O: ^你认为哪三个方面自己做的还不够好,如何才能做好?9 a  I: T0 @+ d& _6 `
如果离职的主要原因有三个,请按重要程度列出是哪三个?
9 I6 P* H3 ?* Y; K$ f! A你在选择新公司时最看重三个方面是什么?( h3 j) b1 j1 t9 _' j; A
公司需要做出什么动作能够让你留下继续工作?
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当然你还可以根据具体情况增加或减少你需要了解的其它问题。以上七开放式问题几乎涵盖了离职员工的工作回顾、价值取向、离职原因、未来设想,HR完全可以从中了解离职员工的真实想法,也为下一步做出挽留、改善管理提供了非常有价值的信息。水平较高的HR,可以在了解离职员工过往职业生涯、个人优缺点、人才市场位置的基础上,以一个职业顾问的身份,消除离职员工的离职动机和不切实际的未来预期,帮助离职员工做出职业生涯的正确选择。
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6 ?. V2 F* X" w" w【四、面谈结束】  r  y0 V0 `0 p2 e# e

- z/ r3 l0 U) G6 z无论面谈结果如何,HR都要以一颗平常心正确对待,任何挫折感和感情用事都会影响自己和公司的形象。洒脱大度地接受各种可能的结果,不能一起走,还可以永远做朋友。一起共事是缘分,各奔前程也是缘分。能把优秀的人才留下来最好,不能留下来也要尽量帮助他(她)走向更好的舞台,给予他(她)最真诚的祝福。握手说再见,相逢在明天!( U$ o" h6 h4 ]

0 ^: n# V: u7 x4 M0 N: F( [另外面谈结束后要及时整理面谈记录,并向上级进行结果反馈,开始着手改进人力资源管理工作中存在的问题,消除不利员工发展和留住人才的不合理规定,尽力给员工创造出一个乐业、敬业的工作环境,以实际行动减少人员流动率。
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